A SAP vállalatirányítási rendszer bevezetése nem csak a blueBAX csapatától igényel komoly munkát: a megrendelő cégnek is meg kell teremtenie az ideális körülményeket. A sikeres bevezetés kulcsa a gondos tervezés, a megfelelő előkészületek és a hatékony változásmenedzsment folyamatok összehangolása.
Ebben a cikkben mélyebben meg fogunk nézni néhány olyan buktatót, amelyekkel találkozhatnak a megrendelő cégek. Az SAP használata rengeteg előnnyel jár – amelyekről cikksorozatunk is beszámol – , de több tényezőre is ügyelni kell, hogy ki is tudjuk használni az erejét: íme 6 leggyakoribb buktató, amelyek elkerülésére különösen ügyelni kell!
A plusz terhelésre való felkészülés hiánya
Már az előzetes egyeztetések során jelezzük az SAP bevezetésére készülő cégeknek: az előkészületek plusz megterhelést jelentenek a cégnek – nem csak anyagi értelemben. Ha például a blueBAX csapatának 200 napra van szüksége a bevezetéshez, akkor erre a 200 nap plusz figyelemre és energiára a megrendelő részéről is szükség van.
A bevezetéshez részt kell venni oktatásokon és egyeztetéseken, véleményezni kell terveket és koncepciókat. Tapasztalatunk szerint annyi plusz kapacitást igényel a bevezetés, mintha a cég legalább 1-2 dolgozója csak ezzel foglalkozna. Ráadásul olyan kulcsemberek közreműködését kérjük, akik teljesen átlátják a folyamatokat, épp ezért célszerű ideiglenesen átalakítani a munkát és a beosztásokat.
Ha a cég nincs felkészülve erre a plusz terhelésre, az hibákhoz és/vagy feszültségekhez vezethet, amelyek akadályozzák az SAP sikeres bevezetését.
Milyen előnyökkel jár, ha ezt a buktatót elkerüljük?
- Tervezhető lesz a közös munka, nem kerülnek váratlan terhek a cég munkatársainak vállára.
- Mindenki nyugodtan dolgozik a bevezetésen, elkerülve a feszültségeket.
- Valóban kihasználjuk a piacvezető SAP erejét.
A változásmenedzsment hiánya
Egy vállalatirányítási rendszer mindig megváltoztatja a mindennapi munka folyamatait, jellegét és eszközeit. Az SAP esetén sincs ez másként, és erre fel kell készíteni a dolgozókat, vagyis a rendszer későbbi felhasználóit. Ez egy komplex folyamat, amire a változásmenedzsment kifejezést szoktuk használni.
Az emberek általában nem szeretik a változásokat, de a bevezetési projekt elfogadottságát növelheti, ha a cég időben kommunikálni kezd az SAP szükségességéről, hatásáról és előnyeiről. Fontos az időben elkezdett, tudatos kommunikációból eredő motiváció, máskülönben belső ellenállásba ütközhet a projekt.
A megfelelő oktatás és az oktatásban történő állandó, aktív részvétel is elmaradhatatlan az SAP bevezetésének sikeréhez.
Milyen előnyökkel jár, ha ezt a buktatót elkerüljük?
- Mindenki motiváltan dolgozik a bevezetésen.
- Mindenki pontosan fogja tudni a feladatait – amelyek elvégzése egyszerűbb és pontosabb is lesz az SAP segítségével.
- Mindenki felkészülten várja a bevezetés sikerében döntő jelentőséggel bíró, első napokat.
Félvállról vett tesztelés
Ahogy korábban már jeleztük: a tesztelés rendkívüli precizitást igényel. Ezt rendre hangsúlyozzuk, ugyanis a cégek hajlamosak időt és energiát spórolni a teszteléssel, ami a bevezetés után biztosan visszaüt.
Alaposan kell végrehajtani a tesztelést, hogy az SAP-rendszer éles használata ne okozzon problémát a megrendelőnek.
Milyen előnyökkel jár, ha ezt a buktatót elkerüljük?
- Minden potenciális bevezetési buktató elkerülhető.
- Felkészült kollégák dolgozhatnak az SAP-rendszerrel.
- Nyugodtabb és összehangoltabb lesz minden munkafolyamat.
Ragaszkodás a meglévő folyamatokhoz
“Pontosan ugyanezt a munkafolyamatot szeretnénk, csak SAP-ban” – ilyen kérést nem lehet teljesíteni, hiszen az SAP segítségével valamennyire biztosan megváltozik minden folyamat – és ezzel sokkal hatékonyabbak lesznek.
Nem erőltetjük az SAP standard funkcióit, hiszen egyéni igényekre szabható a rendszer, illetve nem a meglévő folyamatokat akarjuk egy az egyben leképezni. Az arany középutat választjuk: hozzányúlunk a folyamatokhoz, de benne maradnak azok a sajátosságok, amelyek a piaci pozíció megőrzéséhez és erősítéséhez szükségesek.
A folyamatokat tehát felülvizsgáljuk, optimalizáljuk, majd az SAP rendszerbe integráljuk és amennyire csak lehetséges, automatizáljuk – így lesz nemcsak más minden munkafolyamat, de hatékonyabb is.
Milyen előnyökkel jár, ha ezt a buktatót elkerüljük?
- Hatékonyabb lesz a cég működése és vezetése.
- Elkerülhetők az eddigi hátráltató tényezők a munkafolyamatokban.
- Sokkal inkább a cég igényeire lesz szabva az SAP-rendszer.
Rendezetlen és/vagy hiányos adatmigráció
Az SAP-rendszer mit sem ér adatok nélkül, információkkal kell feltölteni. A szükséges adatok sokszor hiányosan és/vagy rendezetlenül állnak a cégek rendelkezésére.
A bevezetés tehát egy rendrakással is jár, hogy a kiinduló információként szolgáló adatokat megfelelően tudjuk a rendszerbe táplálni.
Milyen előnyökkel jár, ha ezt a buktatót elkerüljük?
- Pontos és naprakész információkkal dolgoznak a kollégák.
- Hatékonyabb – és adott esetben akár egyszerűbb is – lesz az adatkezelés.
- Gyorsabban és hatékonyabban lehet döntéseket hozni.
Alkalmatlan infrastruktúra
Az előkészületek első lépése, hogy ellenőrizzük a technológiai hátteret, hiszen megfelelő infrastruktúra nélkül nem lehet bevezetni az SAP-t, illetve nem skálázható a rendszer. Előfordul, hogy ilyenkor hiányosságot tapasztalunk, ez esetben szakértőket ajánlunk a szükséges fejlesztésekhez.
Milyen előnyökkel jár, ha ezt a buktatót elkerüljük?
- Technológiai értelemben garantáltan gördülékeny lesz az SAP bevezetése.
- Fejlettebb háttérrel dolgozhat a cég.
- Lehetőség lesz a vállalatirányítási rendszer skálázhatóságára.
Konklúzió
Az SAP bevezetése terhet ró a megrendelőre is, hiszen kulcspozíciókban dolgozó kollégák segítségére van szükségünk, és minden dolgozó kapcsán ügyelni kell a változásmenedzsmentre, hogy elkerüljük a belső feszültségeket. Bár az SAP rendszer bevezetése komoly erőfeszítéseket és kihívásokat rejt magában, ne tévesszen meg senkit a feladat komplexitása, mivel a végén a befektetett munka meghozza gyümölcsét. Az SAP bevezetése ugyanis hosszú távon számos előnnyel jár, amelyek a vállalat hatékonyságának és versenyképességének jelentős növekedését eredményezhetik.
