Az SAP-rendszer bevezetésére készülő cégek munkatársait oktatással és a megfelelő kommunikációval lehet felkészíteni az átállásra. Milyen a hatékony változásmenedzsment? Kifejtjük, ahogy azt is, hogy miért van szükség rendkívül részletes forgatókönyvre, és milyen garanciákat biztosítunk a zökkenőmentes használatba vételhez.
A bevezetés várható időtartama
Mennyi időt vesz igénybe bevezetés? – fontos kérdés, de nincs rá egyértelmű válasz, hiszen sok tényezőtől függ, főként a vállalat komplexitásától. Ha a cégnek egyetlen tevékenységi köre van, akkor egyszerűbb és gyorsabb a folyamat, viszont, ha sokrétű a tevékenység, akkor – a bevételtől függetlenül – tovább tart majd a munka.
Alapvetően viszonylag hosszú folyamatról van szó, sok apró lépéssel, melyek összefüggenek egymással. Fontos a megfelelő időzítés és a hatékony kommunikáció. A bevezetés idejét nagyban tudja befolyásolni a Partner által vállalt erőforrás rendelkezésre állása így, ha a felmerült kérdésekre hatékonyan tudnak reagálni, az a bevezetés idejében is nyomon követhető.
A betanítás folyamata
Első lépésként a kulcsfelhasználókat tanítjuk be az SAP-rendszer kezelésére, hiszen velük együtt alakítottuk ki – éppen ezért már a közös munka során is zajlik az oktatásuk.
A következő teendőnk az end userek, vagyis a végfelhasználók betanítása, még az átállás előtt. Ennek időigénye attól függ, hogy hány embernek van szüksége az oktatásra, összesen mennyien dolgoznak majd az SAP-rendszerrel és annak mely funkcióit fogják használni
Annak érdekében, hogy a rendszer használatba vételét megkönnyítsük, olyan tudásbázist építünk az előkészítési szakasz során, amelyben dokumentálva megtalálhatók a munkafolyamatok elvégzésének lépései. Ez az anyag minden felhasználó számára elérhető és nagy jelentőséggel bír, hiszen az SAP-rendszer élesítése egyik napról a másikra történik. Olyan best practicek-et is tartalmaz, melyek az átállást követő, közösen egyeztetett módszertanokat írják le (pl: hogyan kell rögzíteni egy bejövő számlát, mely az éles indulást megelőző időszakra szól még).
Az SAP-rendszer használatba vételének előkészületei
A SAP-rendszer élesre állítása előtt van egy komoly tesztelési fázis – melynek fő célja, hogy inkább ilyenkor merüljenek fel az esetleges problémák, mint élesben! A tesztelést a kulcsfelhasználók végzik, a visszajelzéseik alapján pedig finomhangoljuk a rendszert.
Az a tapasztalatunk, hogy a tesztelés és ellenőrzés időigényessége miatt, a cégek hajlamosak spórolni az erre szánt időn. Ez a lépés pedig kulcsfontosságú, így mi ragaszkodunk a mindkét fél általi megfelelő tesztelési folyamathoz.
A SAP-ra váltásnak van egy részletes forgatókönyve, minden egyes lépéshez felelősök és határidők tartoznak. Az előkészületek során tehát rendkívül precíznek kell lenni, így kerülhető el olyan káros hatás, mint például, hogy egy feladat elvégzésének késése miatt leáll egy üzem. Persze az ilyen helyzeteket egyéb módon is próbáljuk elkerülni, rendszerint úgy, hogy az SAP élesre állítását tervezett üzemszünetre, hétvégére vagy ünnepnapra időzítjük.
A már említett forgatókönyv lépéseinek elvégzését folyamatosan figyelemmel követjük, a bevezetés idején állandó telefonos és e-mailes kapcsolattartást biztosítunk, illetve személyesen is jelen vagyunk a folyamatban. Érdemes együtt beállítanunk a rendszert, hiszen a következő munkanapon már mindenki ezzel fog dolgozni.
Készítsük fel a munkatársakat a bevezetésre!
Mindig felhívjuk a figyelmet, hogy az SAP bevezetése komoly változást hoz magával egy vállalat életében. A hatás pedig negatív is lehet, ha a végfelhasználók nincsenek felkészítve. Kulcsfontosságú tehát a változásmenedzsment minősége!
Minek új rendszert megtanulni? – sajnos ilyen kérdések is felmerülnek, ha a munkatársak nem támogatják a változást. Természetesen megelőzhető ez a helyzet, ehhez pedig a cégvezetők részéről előzetes kommunikációra van szükség. Segít, ha a kollégákkal minden előnyt megismertetünk – egy korábbi cikkünkben már fel is soroltuk a meggyőző érveket.
A rendszerrel kapcsolatos reakciók széles skálán mozoghatnak: egyes munkatársak már a kezdetektől a változás ellen ágálnak, míg mások lelkesen és reménykedve várják az SAP-t. Előzetes kommunikációval kialakítható a rendszerrel kapcsolatos bizalom, amely elengedhetetlen feltétele a sikeres bevezetéshez. Mindez a vezetők felelőssége, nekik kell a folyamat élére állniuk!
Mi történik az SAP bevezetése után?
A bevezetés utáni napokban kollégáink folyamatosan elérhetőek, akár helyben is, amennyiben erre igényt tart a megrendelő. Utóbbi szolgáltatásunk a Hyper Care, amelynek keretében a vállalat részlegein egy-egy szakemberünk figyel a bevezetés utáni visszajelzésekre, segítséget nyújt a rendszer megszokásához.
A Hyper Care keretében – előzetesen megállapított időpontig – minden problémára azonnali megoldást próbálunk találni. Természetesen nem csak tanácsadással szolgálunk, igény esetén technikai segítséget is nyújtunk.
Ezt az intenzív időszakot követően sem engedjük el az ügyfelek kezét, hiszen a bevezetés után felmerülő problémák elsőbbséget élveznek a blueBAX munkatársai körében. Egészen addig tartjuk ezt a rendkívül szoros kapcsolatot, amíg stabilizálódik az SAP-rendszer használata és zökkenőmentes a mindennapi munka.
Az ügyfelekkel előzetesen support szerződést kötünk, így bármilyen probléma merül fel, erről hibajegyet kapunk, amelyre garantáltan megoldást találunk. A Partnerünk látja, amikor dolgozni kezdünk a hibajavításon, és arról is értesítést kap, hogy elkészült a feladat.
Természetesen a cég fejlődésével az SAP rendszert is módosítani szükséges és érdemes. Mi ebben a fázisban is szorosan együtt dolgozunk Partnereinkkel és a jövőbeli fejlesztéseket a lehető leghatékonyabb módon valósítjuk meg számukra.
Összegzés
A megfelelő információk birtokában lépésről lépésre haladhatunk a sikeres SAP-bevezetés útján, kezdve a kulcsfelhasználók és a végfelhasználók betanításával. A munkavégzéshez és az átálláshoz is biztosítjuk a szükséges tudásbázist, dokumentumaink biztos alapot adnak a napi működéshez. A rendszer tesztelés is külön forgatókönyvet kap, hiszen ebben a fázisban kritikus a figyelmes és pontos ellenőrzés. A hibák ezáltal küszöbölhetők ki leginkább!
A munkatársakat érdemes már időben felkészíteni a változásra, az a tapasztalatunk, hogy tudatos kommunikációval sikeres lehet a változásmenedzsment.A bevezetés után sem engedjük el ügyfeleink kezét, a Hyper Care szolgáltatással személyesen felügyeljük a munkát, hogy minden felhasználó gyorsan megszokja az SAP használatát.
