Az SAP-rendszer kifinomultsága és a cégek komplexitása miatt precíz előkészületekre van szükség a bevezetéshez. Első lépésként az alapokat, vagyis a megfelelő infrastruktúrát kell biztosítani, majd rögzíteni a célokat, ezután pedig a kulcsfelhasználókkal és a projektvezetővel elindulhat a munka. Miként vegyük át ezeket a lépéseket? Minden fontos kérdésre választ adunk!
Milyen infrastruktúrát igényel az SAP bevezetése? Hogyan alakítsuk ki a megfelelő technológiai hátteret?
Meg kell róla bizonyosodni, hogy a szerverkörnyezet és a rendelkezésünkre álló hardverek megfelelnek-e az SAP-bevezetés követelményeinek. A blueBAX ugyan nem foglalkozik infrastruktúra kialakításával, de tudunk ajánlani külső partnereket, akik minden segítséget megadnak az optimális technológiai környezet biztosításához.
A hardveres igényeket a felhasználók száma, a tranzakciók mennyisége, az adatbázis típusa (HANA vagy SQL), illetve az integrációk száma és típusa határozza meg. Az SAP saját technológiai útmutatóval is rendelkezik, amelyet szintén érdemes követni.
Ezen felül a vállalat terveit is figyelembe kell venni, hiszen a közép- és hosszú távú célok skálázhatóságot is igényelhetnek. Egészen más a hardveres megközelítés egy olyan cégnél, amely jelenleg 15 fős, és évek múlva is ilyen létszámot képzel el, és más a helyzet egy folyamatos bővülést tervező vállalkozás esetében. Ez a szempont már a szervestruktúrát is meghatározza.
Az a legszerencsésebb, ha a cégnek van saját IT-szakembere, de ha nincs, akkor az SAP-bevezetés kapcsán már tapasztalt harmadik fél is bevonható a hardveres előkészületekbe.
Fontos mérlegelni a kérdést, hogy saját eszközöket szeretnénk használni, vagy inkább bérelnénk őket – utóbbi opció főként a szerverek kapcsán szokott felmerülni.
A blueBAX csapata az SAP-bevezetés előtt felméri a teljes céget, workshopot szervez, beszélget az alkalmazottakkal. E folyamat során a hardveres beszállítóval is tudunk egyeztetni, hogy kialakuljon a teljes kép a technológiai igényekről.
Milyen hozzáállás szükséges az SAP bevezetéséhez?
A megfelelő technológiai háttér és a piacvezető vállalatirányítási rendszer önmagában mit sem ér, ha a cég nem készül fel a használatára. Ezzel nem csak a bevezetést megelőző oktatásra célzunk!
Tisztáznunk kell ugyanis, hogy mit szeretnénk megvalósítani az SAP segítségével, milyen munkafolyamatokhoz kívánjuk használni, sőt, azt is, hogy milyen célok, kérdések és problémák váltották ki a bevezetés igényét. Meg kell találni a hozzáadott értéket, amelyet az ERP hivatott képviselni! Például, ha nehéz az értékesítési árakat karbantartani, rendszeres frissítésük sok időt vesz igénybe, akkor máris jogos lehet az igény, de számtalan ilyen helyzetre kínálunk megoldást.
A blueBAX csapata is csak akkor tudja tökéletesíteni az SAP-rendszer és a vállalat közötti együttműködést, ha pontosan ismeri a problémákat és az igényeket.
Gondolatiságban fel kell készülni cégvezetőnek és dolgozónak egyaránt, hiszen sok változással jár a bevezetés, akár kényelmetlen módosításokat is igényelhet. A változásra mindenkinek nyitottnak kell lennie, illetve rendelkezni az ehhez szükséges kompetenciákkal.
Kötöttségek lesznek ugyan, de ezek a vállalat hatékonyságát szolgálják, és így határozottan elkülönülnek folyamatok és feladatkörök, amelyekhez így könnyebb a munkaerő beosztása.
Az SAP bevezetését érdemes egy projektként felfogni, mint egy új termék vagy szolgáltatás kifejlesztését. Segít, ha a kollégákkal minden előnyt megismertetünk – korábbi cikkünkben felsoroltuk a legfontosabb érveket –, hiszen így nemcsak az indulás lesz hatékonyabb, de a motivációt is növeljük. Még lelkesebbek lesznek a kollégák, ha felmérjük az igényeiket, ez a bevezető cég munkáját is megkönnyíti. Közös célokat is ki lehet tűzni, illetve jutalmakat felkínálni a projekt legjobban teljesítő munkatársai számára.
Sőt, egy másik céget is meg lehet látogatni, amely már használja az SAP-t, így személyesen láthatjuk a mindennapi működését, illetve valós vállalati tapasztalattal rendelkezőknek tehetjük fel a legfontosabb kérdéseinket.
Az előkészítés legfontosabb szereplői: a kulcsfelhasználók és a projektvezető
Az előkészítés során a legfontosabb lépés a key userek, vagyis a kulcsfelhasználók kijelölése. A vállalat minden részlegéről szükség van egy ilyen felelős szakemberre, illetve egy általános projektvezetőre – csapatunk tanácsadói főként velük kommunikálnak majd.
A bevezetés előkészítése során a kulcsfelhasználók tesztelik az SAP-val működtetni kívánt folyamatokat, visszajelzéseket adnak a projektvezetőnek, aki pedig számunkra foglalja össze a reakciókat, a véleményeket, a felmerülő igényeket és a javaslatokat. Mindezeket összeegyeztetjük a cég elképzeléseivel és céljaival, és ennek megfelelően csiszoljuk tovább az SAP-rendszert.
Kizárólag akkor lesz hatékony a bevezetés, ha a részlegek minden információt megadnak nekünk, ugyanis az SAP egy integrált rendszer, amelyben a társosztályok feladatai találkoznak, függnek egymástól. A pénzügytől kezdve a szervizen, a raktáron és a beszerzésen át egészen az értékesítésig minden területről szükségünk lesz az aktív együttműködésre.
Az SAP-bevezetés legfontosabb célkitűzései, a projekt sikerességének mérési szempontjai
Egzakt módon nehezen meghatározható, hogy egy SAP-bevezetés mennyire sikeres, de akadnak szempontok, amelyek segítenek majd az értékelésben, és az előkészítés során is szerepet kapnak. Az SAP ugyanis olyan égető kérdésekre ad választ, mint például: hol tűnik el rendszeresen a profitunk egy bizonyos százaléka?
Épp ezért fontos, amit már korábban említettünk: pontosan tudnunk kell, hogy milyen problémákra keressünk megoldást és miben szeretne fejlődni a Partnerünk.
A bevezetés értékeléséhez időre lesz majd szükség, de a türelem nem a megfelelő statisztikák összegyűjtése miatt fontos. Az SAP sikere és eredményessége nem feltétlen számokban mérhető, sokkal inkább egy általános érzetben a mindennapi munka során.
Jól leképeztük az SAP-val a folyamatokat? Kiszolgálja a cég és a dolgozók igényeit? A cégvezető mindig hozzáfér a döntésekhez szükséges információkhoz? Nem megterhelő az adminisztráció? Ha ilyen kérdésekre pozitív válaszokat kapunk, máris sikerként könyvelhetjük el az SAP bevezetését.
Hogyan tud a blueBAX támogatni az SAP bevezetésében?
Az SAP egy óriási keretrendszert ad, amellyel a blueBAX csapata dolgozhat. A beépített funkcióknak csak egy bizonyos százalékára lesz szükség, a munkafolyamatoknak megfelelő menüpontokat kiválasztjuk, bekapcsoljuk és alakítjuk a vállalat igényeihez.
Lehámozzuk tehát az SAP-ban található, a Partnerünk szempontjából felesleges funkciókat, majd felépítjük azokat, amelyek nincsenek a rendszerben, de szükség lenne rájuk. Minden cég egyedi, így minden megbízó számára fontosak lesznek ezek a fejlesztések. Például egy vállalatot az árazási politikája is alaposan meg tudja különböztetni a versenytársaktól, ha pedig ez a módszer előnyére válik a piacon, akkor egyedi megoldást kell fejlesztenünk hozzá. Természetesen azt is megvizsgáljuk, hogy hatékony-e a munkafolyamat egy-egy specialitástól, vagy inkább bonyolítja a munkatársak dolgát. Előfordulhat, hogy egy apró változtatással ugyanolyan végeredményt kapunk, mégis sokkal gyorsabb lesz tőle a folyamat.
Konklúzió
Az infrastruktúra kialakítása nem a blueBAX területe, de tudunk ajánlani szakértőket, akik a vállalat terveit figyelembe véve kialakítják a technológiai hátteret. A hardverek biztosítása mellett a célok tisztázása is kulcsfontosságú, csak a problémák és igények pontos ismeretében lesz hatékony az SAP, amelynek bevezetését projektként kell felfogni.
A közös munkához ki kell jelölni a projektvezetőt és a kulcsfelhasználókat – utóbbit minden fontos részlegről. Velük dolgozunk a bevezetésen, amelynek sikerét a mindennapi munkában, idővel lehet mérni. Szakembereinken nem fog múlni, hiszen teljesen a cég igényeire szabják az SAP-rendszert.
